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Conservación de documentación y LOPD

Conservación de documentación y LOPD

El artículo 4 de la LOPD regula el principio de calidad en el tratamiento de los datos de carácter personal, en su apartado 5º dice que “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.”

Sin embargo, la realidad es que las organizaciones lo guardan todo porque se desconocen los plazos de conservación que debemos aplicar.

Esos plazos no son simplemente los de prescripción de las infracciones recogidas en la LOPD (artículo 47), sino que en función de la actividad o actividades desarrolladas por la organización deberemos observar diferentes plazos de conservación.

Algunos pueden ser aplicados a cualquier actividad, como pueden ser los referidos a la documentación generada en las relaciones laborales, pero en muchos supuestos deberemos aplicar plazos específicos para una concreta actividad, y es ahí donde el tema se complica.

Los plazos más comunes son:

-La documentación de carácter laboral o relacionada con la Seguridad Social, tiene carácter legal y un plazo de 4 años y se incluyen tanto la documentación, como los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.

-La documentación contable y fiscal, tiene un plazo de 6 años a efectos legales y de 4 a efectos fiscales y corresponde con aspectos mercantiles (libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio).

Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones  además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas o documentos bancarios)

-Para los profesionales de la Abogacía, la documentación obrante en los expediente derivados de la prestación de los servicios profesionales del titular del despacho como abogado tiene un plazo de 5 años.

-En actividades de especial protección, varían los tiempos de 5 a 20 años, según los casos. Así los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.

-Para evitar el blanqueo de capitales, hay un plazo de 10 años, los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Por último, aunque hay muchos más casos y plazos, a modo de ejemplo, los registros de Videovigilancia, tienen un plazo de 1 mes, salvo que estén relacionadas con infracciones penales o administrativas graves o muy graves en materia de seguridad pública, con una investigación policial en curso o con un procedimiento judicial o administrativo abierto. Pero si son de un centro escolar, máximo 10 días, con las mismas salvedades.

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