Destruye tus documentos de una forma segura

PROTEGE TUS DOCUMENTOS DESTRUYÉNDOLOS DE UNA FORMA SEGURA PORQUE SON TU REPUTACIÓN

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Puntos a considerar para elegir un proveedor de estos servicios de confianza y con verdaderos criterios calidad

El error más común cuando las empresas contratan la destrucción de su documentación confidencial es dejarla en manos de empresas dedicadas a la recogida de residuos para el reciclaje (nos referimos a los recuperadores de cartón, papel, plástico, botellas, bidones, etc.). Porque cuidado, no es lo mismo reciclar que destruir, y de una manera segura y con un control sobre la cadena de custodia. Si falla la confidencialidad podemos encontrarnos con un gran escándalo que arruine nuestra reputación empresarial y profesional. Los denominados recuperadores se dedican a comprar y vender papel para su reciclaje, pero no a destruirlo y custodiarlo de manera que sea ilegible. Son muchas las ocasiones en las que aparecen documentos de empresas, ayuntamientos y otras entidades en la vía pública dentro de contenedores, bolsas de basura, papeleras, cajas de cartón, etc. al alcance de cualquiera. Los servicios de reciclaje nunca garantizan la seguridad de la información. Simplemente destruyen, incluso certifican, pero sin decirnos cómo, cuándo ni dónde. Y mucho menos, garantizando un control eficiente sobre el papel que manejan.

Para garantizar la correcta destrucción de tus documentos tienes la opción de hacerlo tú mismo comprando una trituradora y dedicándole tiempo. Aunque la mejor opción es contratar los servicios de una empresa especializada porque te asegurará un nivel de destrucción óptimo y dispondrás de evidencias, además de ahorrarte costes. Otro importante plus es que contratando un proveedor externo, tus empleados se sensibilizarán en este aspecto y darán mayor importancia a un procedimiento que pareciendo insignificante puede llevar a tu empresa a sufrir escándalos o sanciones que ponga en riesgo tu viabilidad de futuro.

Pero no es válida cualquier empresa. Amadeo Roig, director de una de estas empresas especializadas en el sector de la destrucción de documentación, nos comenta las siguientes consideraciones para no equivocarnos al escoger suministrador:

Aunque en España existen infinidad de empresas que ofrecen el servicio de destrucción confidencial de documentos, muy pocas son las que cumplen los estándares necesarios para dar seguridad a los usuarios. Por no decir que muchas de ellas ni siquiera cumplen con sus propias promesas comerciales o que estas son lo suficientemente ambiguas como para no destapar sus procedimientos poco fiables.
Si quieres seguridad la referencia mundial es NAID. Esta asociación vela por las buenas prácticas del sector y dispone de una certificación de procedimientos que verifica que los protocolos de destrucción y custodia que se aplican son los óptimos para confirmar la seguridad de los materiales confidenciales en todos los apartados del proceso de destrucción. Solo los mejores se comprometen en ser auditadas por NAID y en cumplir sus requisitos, cuando en realidad es la clave para ofrecer seguridad y garantías al cliente.
Contratar a una empresa auditada por AAA-NAID Certified te garantiza unos procedimientos suficientes para confiar en quien destruye la documentación. Porque evita por ejemplo que la empresa de destrucción venda el papel triturado para el reúso como ropa de cama de animales, materiales de embalaje o como base para cartuchos de combustible.

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4. También que los papeles acaben destruidos en China y al cabo de 6 meses, los depositen en un contenedor y sin triturar, o que recurran a la incineración de la documentación (en contra de los criterios de sostenibilidad), entre otras malas prácticas. Añade Amadeo Roig “para asegurarnos de que nuestros papeles no acaben en una granja de caballos, vacas o cabras, deberemos exigir que se incluyan estos puntos en las especificaciones del contrato. Y por supuesto, vigilarlo y denunciarlo si lo descubres.”

Cuando los proveedores no están certificados por NAID, su argumento de venta se centra en indicar que cumplen la norma DIN nivel 3 ó 4. Haz caso omiso a frases como éstas, ya que es una norma alemana que sólo es una referencia pero no un estándar legal en España. Además esta norma DIN no asegura la cadena de custodia, no marca procedimientos, ni va respaldada por una legislación. Tampoco te conformes con que te garanticen la entrega de un certificado de destrucción pues tan solo significa que los documentos han sido destruidos sin entrar en detalles. La verdadera certificación es la auditoría externa de NAID. Contratar a una empresa auditada con el AAA- NAID Certified es la mejor garantía para tener una seguridad total sobre los materiales entregados para su destrucción. Porque confirma la seguridad durante cada paso del proceso: el manejo, transporte, almacenaje de los materiales previos a la destrucción, y la trituración y recuperación de los materiales responsablemente.

Antes de contratar una empresa asegúrate de cosas tan básicas como:

Que disponga de medios propios de trituración, que destruya todo con la mayor inmediatez posible, con la menor manipulación posible y con personal y procedimientos controlados para evitar que el material pase por en manos de terceros; en este sentido, que no subcontrate a otras empresas ya que podrían romper la cadena de custodia.
Sus empleados deben estar formados y tener firmado un acuerdo de confidencialidad.
Haz que te documenten por escrito el procedimiento que van a seguir, no te creas todo lo que dicen de palabra, y comprueba posteriormente que lo que dijeron es controlable. Es sencillo visualizar el proceso y contar con evidencias registrales.
Valora el tamaño de partícula de la destrucción, pero sobre todo, pon atención en sus métodos durante el proceso. Porque la seguridad de tu información es sensible en los procesos de recogida y almacenaje. Deben garantizarte que nadie visualice directamente los documentos. Una vez destruidos, el residuo troceado debe ir exclusivamente a reciclaje para pasta de papel, ya que otros usos aunque medioambientalmente son sostenibles ponen en riesgo la imagen de tu compañía.

Puedes escoger por intuición o hacerlo en base a un análisis de cualidades. El factor precio tiene su importancia pero en este sector las diferencias son mínimas y las repercusiones por unos pocos euros pueden ser millonarias además de poner en riesgo el futuro de la entidad. Y si contratas empresas auditadas externamente por AAA-NAID Certified, te asegurarás realizar una elección ajustada a criterios de seguridad, diligencia y respeto a la legislación vigente.

Información cedida por Destrupack.

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