El futuro de las Newsletters

Según informa “Expansión”, la oleada de emails pidiendo la confirmación de la autorización para mantener los contactos de los clientes en las bases de datos ha generado una difícil situación entre empresas y consumidores.

Ante la falta de respuesta de muchos de ellos, algunas empresas han optado por volver a enviar los correos solicitando la autorización a toda su base de datos (algunas, incluso varias veces), saturando a aquellos que ya habían contestado. Algunas han optado también por enviar SMS o por llamar personalmente a sus clientes más importantes, lo que supone una mayor utilización de los recursos humanos y puede incomodar a algunos de sus compradores. Paradójicamente, un Reglamento ideado para reducir el spam ha derivado en una enorme carga de correos no deseados ni por clientes ni por empresas.

El Reglamento de Protección de Datos no obliga a renovar la autorización de los clientes para seguir enviándoles informaciones comerciales.

Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), no estamos obligados a solicitar el consentimiento expreso para mantener los datos de contacto de los clientes en la base de datos.

En caso de mandarlo, si no recibimos confirmación, nos veremos obligados a borrar los datos y no nos podremos poner en contacto con el cliente.

Las empresas tienen derecho a seguir tratando los datos de sus clientes o potenciales clientes (esto es, que hayan manifestado interés en los productos) y mandarles información si se considera que hubo un consentimiento explícito en su día.

Si se ha obtenido el correo electrónico porque lo ha facilitado su titular, la empresa les ha mandado información comercial y nunca se han opuesto, no hay por qué renovar este consentimiento porque sigue siendo válido el otorgado en su día.

Basta con enviar un email informativo. Por ejemplo: “Hemos cambiado nuestra política de protección de datos, con arreglo al nuevo RGPD. Le informamos de su presencia en nuestra base de datos, que nos permite crear listas para el envío de nuevas promociones o invitarle a los próximos eventos. Garantizamos la confidencialidad de estos datos. Si en algún momento quiere acceder a sus datos, solicitar una modificación o pedir su retirada de nuestra base de datos, puede hacerlo a través del siguiente enlace”.

El problema de no hacerlo así es que la amplia mayoría de clientes y potenciales compradores, a pesar de tener interés en la empresa, no van a contestar un correo en el que se demanda una respuesta afirmativa.

Persiste el interés legítimo de la compañía para mantener sus comunicaciones y el hecho de que el comprador no había tenido intención de darse de baja en el pasado.

De cara a incluir nuevos contactos en la base de datos, no vale un consentimiento tácito, por omisión. Tampoco se admiten casillas premarcadas. Por ejemplo, cuando alguien facilita su correo electrónico para una compra online, la casilla de suscribirse a una lista de mailing para recibir nuevas promociones tiene que estar desactivada por defecto, de forma que la solicitud sea un acto voluntario.

La inclusión de una dirección de correo en una base de datos no es un cheque en blanco, sino que está enfocada a unos fines concretos. Y cuando hay finalidades distintas dentro de una misma empresa, se necesita una base legitimadora para cada tratamiento.

El consentimiento para enviar información comercial no puede ser condicionado, sino independiente de cualquier servicio. Por ejemplo, una empresa no puede amenazar a un cliente con dejar de darle servicio si no accede a recibir información comercial. Tampoco se puede obligar a alguien a darse de alta en una base de datos de envíos comerciales para participar en un sorteo si se entiende que éste es público. Además, es necesario que todas las empresas faciliten una forma rápida, sencilla y gratuita de darse de baja en estas bases de datos, así como para rectificar los datos almacenados.

Cada empresa es responsable de la gestión de los datos personales que maneja, por lo que no se puede dejar a la vista de otros clientes y empleados los datos de terceras personas. Por otra parte, en el caso de que una empresa sin relación con alguien de quien tiene su email (por ejemplo, porque esta persona lo publicó en Internet) quiera enviarle información comercial, debería enviarle una comunicación sin contenidos publicitarios para pedirle su autorización para enviarle este tipo de información.

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