Protección de Datos para administración de fincas (I)

Desde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), lo que supone la introducción de importantes cambios en la normativa aplicable en España. Parte de estos cambios afectan de manera directa al administrador de fincas, como, por ejemplo, el no ser necesario notificar los ficheros a los registros públicos de protección de datos.

Los administradores de fincas gestionan diversos asuntos en relación a las comunidades de propietarios a las que asesoran, desempeñando habitualmente el papel de encargados del tratamiento de los datos personales de los propietarios. Por otro lado las propias funciones de consultoría y asesoramiento que los administradores prestan a las comunidades de propietarios suelen incluir asuntos relacionados con la propia protección de datos. Teniendo el administrador de fincas un doble papel como gestor de los tratamientos que llevan a cabo en el marco de los servicios prestados a las comunidades y como asesores en materia de la protección de datos.

Legitimación para los tratamientos de datos

Los administradores de fincas al actuar por cuenta de las comunidades de propietarios realizan varios tratamientos de datos, estando legitimados, según la normativa de protección de datos, para tratar los datos de los copropietarios de los que sea preciso disponer para poder llevar a cabo sus funciones, actuando como encargados del tratamiento.

Identificación de Tratamientos de Datos

Los tratamientos de datos más habituales de las comunidades de propietarios son realizados de cara a gestionar las mismas, siendo el tratamiento más usual el que incluye información de datos personales de las personas físicas que componen la comunidad. Dentro de este tratamiento se suelen incluir  nombre de los propietarios, teléfonos de contacto, direcciones postales, números de DNI y direcciones de correo electrónico. A dicho tratamiento se suele referirse como “gestión de la comunidad de propietarios”, sirviéndose la comunidad de el mismo a la hora de llevar su gestión contable, fiscal y administrativa.

Otro tratamiento habitual, que tiene lugar cuando la comunidad dispone de cámaras de videovigilancia, es el relacionado con tratamientos de imágenes de personas físicas identificadas o identificables. En este caso, existiría un tratamiento que se puede denominar “videovigilancia” o de “cámaras de seguridad”, siendo la finalidad principal la seguridad y control de accesos y/o vigilancia de las instalaciones y elementos comunes del inmueble.

Desde Equal siempre recomendamos buscar un asesoramiento experto en materia de protección de datos, de cara a cumplir con el RGPD y así evitar posibles sanciones.