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Perder valor por la mala gestión de la información

Según información del diario económico “Cinco Días”, son todavía muchas las empresas que no están capacitadas para adaptarse a la normativa de protección de datos.

Desde abril de 2016, en el que el Parlamento Europeo aprobó el Reglamento General De Protección de Datos (RGPD) para la gestión de la información de los usuarios en nuestra sociedad digitalizada, se abrió un período transitorio de dos años para que los países miembros se adaptaran a la nueva normativa, siendo de aplicación directa desde el pasado 25 de mayo en España.

Los datos se han convertido en “el petróleo del siglo XXI” y las empresas que no los gestionan bien pierden su valor. Para evitarlo hay que estar preparados para el nuevo entorno.

Los datos son valiosos ya que proporcionan un mejor conocimiento. Para realizar acciones comerciales, por ejemplo.

Con la nueva legislación, las empresas están obligadas a preguntar a sus clientes qué les permiten hacer con sus datos personales, y los usuarios tienen derecho a exigir a las empresas que eliminen estos datos en cualquier momento.

Los datos dejan de ser información eterna en bases de datos de las empresas, y tienen caducidad. Además, se prohíbe el consentimiento tácito y la respuesta automática, es decir, la clasificación de un consumidor de forma automatizada.

El nuevo reglamento reconoce también el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad. El primero establece que los ciudadanos pueden solicitar que los datos personales que aparecen en Internet sean eliminados, mientras que el segundo permite que si los datos se están tratando de modo automatizado, se puedan ceder directamente de un responsable a otro. En otras palabras, el usuario tiene herramientas mucho mejores para poder controlar cómo se usan sus datos.

Asimismo, la nueva normativa consiste en regular la información de los ciudadanos en la red para que no pueda ser empleada por terceros. Hasta ahora, cualquier buscador, o cualquier red social, procesaban los datos bajo sus intereses que no comunicaban a los clientes, en cambio a partir de mayo de 2018, deben facilitar a los usuarios que lo soliciten información sobre los datos que se están procesando, dónde y con qué propósito.

Los usuarios disponen de más información sobre los objetivos con que se utilizan sus datos y, por tanto, se revaloriza el consentimiento de los ciudadanos. La captación de datos personales de un sujeto debe ser muy rigurosa, lo que obliga a las empresas a considerar las inversiones en captación, almacenaje y gestión de datos de forma mucho más ponderada.

El incremento en la captación y almacenamiento de datos, que se ha acelerado en los últimos años, debe ir acompañado de inversión en medios tanto tecnológicos como humanos para protegerlos.

El alcance es otro factor a tener en cuenta: la nueva normativa afecta a todas las empresas que traten datos de ciudadanos europeos, independientemente de su lugar de origen. Es decir, en este escenario, una empresa americana debe cumplir la RGPD siempre que almacene o gestione cualquier tipo de datos (nombre, domicilios, teléfonos, dirección mail, posts en redes sociales, datos de cuentas bancarias, información familiar…) de los ciudadanos de la UE.

Las organizaciones que no se hayan preparado pueden asistir a la devaluación de un activo clave en el nuevo mundo: los datos de sus usuarios. Como es de sospechar, hay muchas empresas que no están capacitadas, y es importante entender cómo el peligro potencial de incurrir en incumplimientos del reglamento empobrece la economía a nivel global.

La RGPD se está implantando con fuerza

La RGPD se está implantando con fuerza

Según informa “Cinco Días”, la RGPD se está implantando con fuerza. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGDP) ha llevado a numerosas empresas a trabajar a contrarreloj para adaptarse a las disposiciones de la norma.

El Reglamento, que ya se aplica para todos los profesionales y empresas, establecidas o no en la Unión Europea, que tratan datos personales de personas residentes en Europa, contempla sanciones y multas para aquellos que no hagan un uso adecuado de los datos personales de sus clientes.

Para todo autónomo o pyme que utilice en su actividad datos personales es importante conocer los criterios orientativos que determinan la imposición de una posible multa y así como la cantidad económica de la misma.

Las sanciones económicas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa o el trabajador autónomo.

La cuantía de la sanción varía en función de los casos en los que se produzca. Por ejemplo, si la infracción se prolonga en el tiempo, denota que ese autónomo o empresa mantienen una conducta intencionada o que ha fallado a la hora de adoptar medidas preventivas apropiadas. También puede darse el caso de que se vea incapaz de adoptar las medidas técnicas y organizativas requeridas.

Por otro lado, en caso de venta de datos personales para fines de marketing sin tener el consentimiento de los interesados, también habrá sanción.

Existen medidas para evitar grandes infracciones. La cooperación con la autoridad de control ayuda, si la infracción se trata de ocultar y no se notifica, o la notificación es incompleta, la sanción será mayor. Por el contrario, si el infractor adopta medidas para paliar los daños y perjuicios sufridos por los interesados, la sanción podría disminuir.

También influye el tipo de datos que se manipulen a la hora de imponerse las sanciones. En protección de datos todo cuenta y con el nuevo reglamento europeo, las empresas deben tener mucho cuidado.

Las compañías necesitan el consentimiento expreso para poder utilizar tus datos personales

Según informa el diario El País, la nueva normativa sobre protección de datos es obligatoria en toda la Unión Europea.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige a las empresas y organismos que estén en contacto con datos personales, bajo amenaza de cuantiosas sanciones, que recaben tu consentimiento expreso para seguir conservando esta información y poder utilizar los datos personales. Además, si van a hacer uso de los datos de sus clientes, deben conseguir la conformidad por cada una de las acciones para las que los utilicen.

Por este motivo, y más allá de la molestia que pueda suponer gestionar tal cantidad de mensajes, es fundamental conocer los nuevos derechos otorga el RGPD.

La nueva normativa obliga a las empresas a recabar tu consentimiento expreso para guardar tus datos, y a informarte, con un lenguaje claro y sencillo, de para qué fines se utilizarán, el fundamento jurídico para el tratamiento, y si serán transferidos fuera de la UE.

Además, las empresas tienen que informarte de durante cuánto tiempo se conservarán tus datos, con quién se compartirán y tus derechos fundamentales de protección de datos, cómo presentar una reclamación, cómo retirar tu consentimiento y los datos de contacto de la organización responsable del tratamiento y de su delegado de protección de datos, en caso de haberlo.

Las empresas necesitan recabar nuestro consentimiento expreso para mantener nuestros datos y así poder seguir utilizándolos, el poder del ciudadano es el de decidir quién puede disponer de ellos y para qué. Si decides no renovar tu consentimiento, las compañías deben eliminar tus datos personales de sus bases de datos y, por supuesto, no utilizarlos.

Hay que comprobar que en el mail o mensaje que recibes se explica claramente qué tipo de datos se guardan y para qué fines específicos se utilizarán. No te pueden pedir una autorización general, y tampoco solicitarla a través de formularios con casillas pre marcadas.

Al facilitar datos personales a las compañías, estas deben informarte y recabar tu autorización sobre las posibles transferencias de información a países fuera del Espacio Económico Europeo o que no ofrecen un nivel de seguridad equivalente al español.

Una vez finalizada la relación contractual, y debido a distintas exigencias legales (como la conservación de las facturas) las compañías pueden mantener los datos de sus antiguos clientes, pero siempre informando del plazo máximo.

Tienes derecho a solicitar el acceso a los datos personales que la compañía tenga sobre tí y a obtener una copia en un formato accesible.

Hay que aclarar que un dato personal es cualquier información, referida a una persona física, que permita identificarte o hacerte identificable. Hay datos que solo son personales si van asociados a un nombre o al DNI, como, por ejemplo, la edad. Una fotografía, al ser la imagen de una persona, es un dato personal. No son datos personales los profesionales, como, por ejemplo, el NIF de un autónomo.

Permite al interesado exigir la corrección de datos inexactos o a completar los datos personales incompletos.

El responsable asignado, tiene la obligación de rectificar o completar los datos y de comunicar esta rectificación a los responsables del tratamiento a los que se hubiera comunicado esta información personal.

Permite al interesado pedir la supresión de sus datos personales si considera que ya no son relevantes, son erróneos o fueron obtenidos de manera ilícita. Si han sido publicados en un entorno electrónico, puede pedir que se supriman los enlaces, copias o réplicas de los mismos.

Existen unos supuestos especiales en los que no podrás ejercer tu derecho al olvido, específicamente, cuando prevalezca el derecho a la libertad de expresión e información.

Email y móvil personal, ¿debes incluirlos en el contrato?

Email y móvil personal, ¿es obligatorio incluirlos en el contrato?

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Una reciente sentencia del Tribunal Supremo ha desestimado el recurso de casación de la empresa en proceso de conflicto colectivo promovido por el sindicato Comisiones Obreras (CCOO), como consecuencia de que dicha empresa desde hace tiempo incorporaba a los contratos de trabajo del personal de nuevo ingreso una cláusula que dice: «Ambas partes convienen expresamente que cualquier tipo de comunicación relativa a este contrato, a la relación laboral o al puesto de trabajo, podrá ser enviada al trabajador vía SMS o vía correo electrónico, mediante mensaje de texto o documento adjunto al mismo, según los datos facilitados por el trabajador a efectos de contacto. Cualquier cambio o incidencia con respecto a los mismos, deberá ser comunicada a la empresa de forma fehaciente y a la mayor brevedad posible”.

El Tribunal Supremo en su sentencia, sugiere que voluntariamente puedan ponerse aquellos datos a disposición de la empresa e incluso que “pudiera resultar deseable, dado los actuales tiempos de progresiva pujanza telemática en todos los ámbitos”. Pero está en contra de que estos datos se recojan de manera obligatoria, por lo que se puede entender entre líneas, que lo que nos quiere decir en esta sentencia es que cualquier compañía pueda obtener los datos indicados para los fines anteriormente dichos, siempre que los obtenga previa la voluntad no condicionada del trabajador.

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Es decir, obligar al trabajador no es correcto, proponer y convencer sí lo es.

El Tribunal Supremo considera que los datos cuya incorporación al contrato se cuestionan, que son el teléfono móvil y el correo electrónico, en manera alguna están exentos del consentimiento del trabajador, dado que no lo están en la excepción general del artículo 6.2 de la Ley de Protección de Datos al no ser “necesarios para el mantenimiento o cumplimiento” del contrato de trabajo, ya que la relación laboral ha podido hasta recientes fechas desarrollarse sin tales instrumentos.

Tampoco se aplica la excepción al régimen general de datos personales del artículo 2.2 del Reglamento de Protección de Datos que se refiere exclusivamente al teléfono y dirección electrónica “profesionales”, esto es, los destinados específicamente a la actividad profesional del trabajador.

Desde Equal Protección de Datos estamos de acuerdo con dicha sentencia del Tribunal Supremo, ya que consideramos que estos datos son muy necesarios que las empresas los tengan, pero no encontramos motivo alguno, por el que tengan que estar reflejados dentro de un contrato exclusivamente laboral.

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Uso ilegal de datos: La AEPD cerca a telecos, financieras y eléctricas

Uso ilegal de datos: La AEPD cerca a telecos, financieras y eléctricas

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El 73% de las multas fueron para estos sectores

Altas fraudulentas con falsificación de firma, facturas de otros clientes cuyo impago lleva al afectado al fichero de morosos, mensajes privados desvelados por Google o Facebook, datos personales utilizados de forma espuria para otros fines. La Agencia de Protección de Datos constata que las entidades que más abusan haciendo uso ilegal de datos de sus clientes,  son las telecos, las empresas de internet, las financieras y las eléctricas.

El año pasado fue  año récord en  investigaciones y multas realizadas por la Agencia Española de Protección de Datos. Según fuentes conocedoras de estas investigaciones.

Las empresas de telecomunicaciones, las de internet y redes sociales se han convertido, de nuevo, en las que más abusaron de sus clientes, sin respetar los datos personales de los mismos y haciendo un uso ilegal de sus datos.

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Un año antes, según datos oficiales, el 73% de las multas impuestas por la AEPD fueron para las empresas de este sector, sobre un monto total de sanciones de 21 millones de euros. En 2015 esta cifra podría superarse, según las fuentes consultadas. Google, Vodafone, Movistar y Orange fueron, según las primeras estimaciones, se llevan la palma en el número de sanciones por diferentes tipos de abusos.

Equal Protección de Datos aboga por extremar al máximo las precauciones. Muchas veces no somos conscientes de la gravedad de las imprudencias que podemos llegar a cometer. Por eso, ante la duda lo mejor es el asesoramiento y no hablamos del asesoramiento puntual sino del asesoramiento continuo y permanente.

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Formación bonificada: una nueva forma de estafar

Formación bonificada: una nueva forma de estafar

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¿Existe fraude en la formación bonificada?

     En la red actualmente están surgiendo diversas informaciones sobre determinadas prácticas utilizadas por algunos “consultores de protección de datos”, que ofrecen servicios gratuitos para adecuar a las empresas a la LOPD y a la  LSSI. Pero, ¿en qué consiste esta práctica y porque aparte de estafa es perjudicial para su empresa?

El Real Decreto 395/2007 y la Orden Ministerial 2307/2007 configuran para la empresa un crédito para la formación de sus trabajadores mediante la aplicación de bonificaciones a la Seguridad Social. Dicha formación constituye acciones formativas de las empresas y permisos individuales de formación, cuyo objetivo es responder a las necesidades específicas de formación planteadas por las empresas y sus trabajadores.

Estas bonificaciones están destinadas únicamente a la formación individual y a los permisos individuales de formación de los trabajadores.

Por otra parte la Fundación Tripartita (fundación sin ánimo de lucro, integrada por organizaciones empresariales, sindicatos y la Administración General del Estado, impulsando la formación entre empresarios y trabajadores), ya ha denunciado esta situación y a través de varias Notas Informativas ha avisado del riesgo al que se enfrentan estas empresas ante posibles sanciones en forma de cuantiosas multas, así como de la obligación de tener que devolver todas las cantidades bonificadas.

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Desde la Fundación Tripartita se aconseja a las empresas, por tanto, que se eviten este tipo de prácticas, llegando en un posible último caso a convertirse en un hecho constitutivo de fraude.

Además de las consecuencias legales de estas actuaciones cabe destacar una casuística de estas empresas. Habitualmente estos entes tienen la forma de consultorías o auditorias pequeñas que a través de vía electrónica o telefónica se ponen en contacto con la empresa para ofrecer sus “servicios”.

Además de esto se le dice a las empresas que sus servicios se completan con un “curso de formación” cada año a cargo de las bonificaciones.

Por otro lado, además del fraude por el uso de la formación bonificada fuera de contexto la Agencia Tributaria está empezando a abrir expedientes para ya que los servicios de asesoría, consultoría en materia de Protección de Datos incluye un IVA que en este tipo de cursos no se grava.

La mayoría de estas empresas ofrecen una adecuación basada en un Documento de Seguridad estándar incompleto y en muchos casos erróneo, en el cual se limitan a aplicar indistintamente a cualquier empresa que contrate sus servicios, en lugar de personalizar la adecuación a las características de cada empresa, no continuando con el necesario asesoramiento jurídico que una implantación a la LOPD completa exige.

Desde Equal Protección de Datos aconsejamos a las empresas ponerse en manos de auténticos profesionales y evitar este tipo de prácticas, ya que además del deficiente servicio ofrecido por dichas “asesorías”, que puede llegar a incurrir en alguna sanción de la Agencia por algún error o deficiencia en la adaptación a la LOPD, el empresario puede incurrir sin saberlo en fraude fiscal.

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El Documento de Seguridad en la LOPD

El Documento de Seguridad en la LOPD

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     El documento de seguridad dentro de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) es un documento de carácter interno, a través del cual se elaboran y adoptan las diferentes medidas técnicas y organizativas, normas, reglas, leyes, procedimientos de actuación y estándares dirigidos a proteger y garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que existan dentro de una organización.

Este documento es de obligado cumplimiento y debe ser realizado por el Responsable del Fichero. Una vez se haya terminado el documento, será responsabilidad del Responsable del fichero que el personal de la organización conozca y aplique de manera adecuada el contenido del mismo.

No es necesario presentarlo ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pero debe estar siempre a disposición si lo requiere, siendo motivo de sanción en caso de no tenerlo elaborado.

El artículo 88 del Reglamento de la LOPD (1720/2007) establece el contenido mínimo del “Documento de Seguridad”, el cual será el siguiente:

  1. Ámbito de aplicación del documento, con especificación detallada de los recursos protegidos
  2. Medidas, normas, procedimientos y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido
  3. Funciones y obligaciones del personal en relación con el tratamiento de los datos de carácter personal incluidos en los ficheros
  4. Estructura de los ficheros con datos personales y descripción de los sistemas de información que los tratan
  5. Procedimientos de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias
  6. Procedimientos de realización de copias de respaldo y recuperación de los datos en los ficheros o tratamientos automatizados
  7. Las medidas para el transporte de soportes o documentos y su destrucción o reutilización.

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Además, es importante resaltar dos aspectos:

   -Por un lado, no basta con tener el documento de seguridad elaborado, sino que es necesario implementar realmente su contenido en el día a día de la empresa. De lo contrario se estaría incumpliendo igualmente la normativa de Protección de Datos.

   -Por otro lado, este documento de seguridad tiene que estar permanentemente actualizado y tendrá que ser revisado cuando existan cambios significativos dentro del sistema de información u organización, así como cuando se cambien las disposiciones vigentes en materia de garantizar la protección de datos de carácter personal.

Desde Equal Protección de Datos efectuamos revisiones periódicas del Documento de Seguridad y de cualquier otra  documentación obligatoria en materia de LOPD, manteniendo un contacto directo y permanente con nuestros clientes.

Asimismo, no solo nos encargamos de elaborar el Documento, sino que, como hemos dicho, es necesario aplicarlo realmente, por lo que llevamos a cabo una labor continua de asesoramiento y apoyo a la empresa en esta labor.

Es la única manera realmente eficaz de no verse envueltos en posibles sanciones por parte de la AEPD.

Hay que tener en cuenta que una empresa es una entidad viva, que sufre modificaciones, emprende acciones que son trascendentes en materia de Protección de Datos. Por ello son necesarias esta aplicación real y revisiones, contando con personal experto en la materia que asesore en todo momento sobre las medidas a adoptar en cada caso.

Todo ello sin perjuicio de las necesarias Auditorias de Protección de Datos que la ley obliga a realizar en determinadas empresas, y que desde Equal Protección de Datos también llevamos a cabo con todos nuestros clientes a los que la ley impone, por el nivel de datos tratados, esta obligación.

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La filosofía BYOD cobra cada vez más importancia en el mundo empresarial

La filosofía BYOD cobra cada vez más importancia en el mundo empresarial

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Empresas que usan el BYOD han aumentado hasta un 62%

¿En qué consiste este fenómeno?

    BYOD son las siglas de BringYourOunDevice, lo que nosotros en castellano traducimos como “trae tu propio dispositivo”.

BYOD es una política empresarial donde los empleados de la empresa en cuestión, están autorizados para llevar sus propios dispositivos a su lugar de trabajo, teniendo acceso a los recursos de la empresa, tales como correos electrónicos, bases de datos y archivos en servidores, así como a sus propios datos y aplicaciones personales en un mismo terminal. En resumidas cuentas, en su dispositivo tiene acceso tanto a sus documentos personales como a los documentos de índole profesional referentes a la empresa.

Esta práctica arroja diversas opiniones, desde los que opinan que BYOD ayuda a los empleados a ser más productivos al tener acceso desde su propio terminal en cualquier momento, hasta los que opinan que eleva la moral de los empleados ya que se permite la flexibilidad dentro de la empresa.

Lo cierto es que también tiene sus detractores en cuanto a que se puede poner en grave peligro la seguridad de la empresa, dado que la seguridad de los terminales privados no suele ser tan alta como la de un centro de trabajo. Razón por la cual, hay que tomar una serie de controles para que esta práctica no sea perjudicial para la empresa, ya que un nivel bajo de seguridad puede dejar fisuras donde se puede filtrar información o introducir aplicaciones malignas a la red.

¿Qué adaptaciones debemos realizar para evitar dichas filtraciones?

Según los expertos en seguridad informática, el incremento de esta tendencia crea la necesidad de establecer medidas para evitar ciberataques a las empresas. Esta práctica ha empezado a extenderse también en la pequeña y mediana empresa, razón por la cual ha aumentado tanto, ya que forman la mayoría del tejido empresarial.

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Los expertos aseguran que frecuentemente los particulares prestamos poca atención a la ciberseguridad en nuestros dispositivos móviles. Firmas como Samsung, Apple o BlackBerry han incorporado en los últimos años nuevas formas para compatibilizar un Smartphone en el entorno laboral sin riesgo a sufrir pérdida de información relevante, y esto es debido a que cada vez los datos en él contenidos son más valiosos.

Según una encuesta realizada por la empresa de seguridad Kaspersky, la cuota de pequeñas compañías que permiten el uso de dispositivos personales de los empleados dentro de la red corporativa ha aumentado hasta el 62% en 2014.

Al mismo tiempo, y pese a que las empresas son conscientes de que la información personal de los clientes (25%), los sistemas de pago (13%) y la información comercial confidencial (12%) deben figurar entre sus prioridades en seguridad, siguen tomando medidas muy básicas de seguridad, confiando, entre otros, en productos «antimalware» gratuitos. Asegurando los encuestados que les gustaría contar con una solución fiable, pero que a la vez sea fácil de usar y que tenga un precio asequible.

Estas medidas tan básicas pueden como ya hemos señalado anteriormente vulnerar gravemente la seguridad de la empresa.

Supongamos por ejemplo que un empleado utiliza su Smartphone para acceder a la red de la compañía y posteriormente lo pierde, pudiendo llegar la información confidencial en él contenida a manos no confiables, y poniéndose por tanto en riesgo la seguridad de la empresa.

Por esta razón, desde las diversas empresas especializadas en seguridad informática  insisten en la necesidad de dotar a las empresas de las herramientas específicas, que prometen ajustar los dispositivos móviles a un entorno seguro y apto para el entorno laboral.

Desde Equal queremos recordar que cualquier empresa, por pequeño que sea su tamaño, es susceptible de sufrir ataques por parte de los cibercriminales, por lo que aconsejamos prestar toda la atención necesaria a la seguridad de nuestros sistemas informáticos para evitar cualquier tipo de intromisión.

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Notificación de quiebras de seguridad AEPD

Notificación de quiebras de seguridad AEPD

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Los proveedores están obligados a notificar las quiebras de seguridad

    La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha puesto en marcha un nuevo sistema para que los proveedores de servicios de comunicaciones electrónicas notifiquen las eventuales quiebras de seguridad que se hayan producido en sus sistemas y que puedan afectar a los datos personales que tratan.

     La Directiva 2002/58/CE establece que los proveedores de servicios de comunicaciones electrónicas disponibles para el público están obligados a notificar las quiebras de seguridad que puedan afectar a datos personales a las autoridades nacionales competentes y, en algunos casos, también a los abonados y particulares afectados, con el fin de reforzar las garantías de su derecho fundamental a la protección de datos.Esta obligación ha sido incorporada al Derecho español por la reforma del artículo 34 de la LGT, llevada a cabo por el Real Decreto-ley 13/2012. Por su parte, el Reglamento de la Comisión Europea 611/2013 fija las normas sobre cómo y cuándo notificar estas quiebras de seguridad.

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    En el caso español, la competencia para recibir estas comunicaciones por parte de los proveedores de servicios corresponde a la Agencia Española de Protección de Datos.

    A efectos prácticos, el procedimiento que ha presentado la AEPD, con el que se facilita el cumplimiento de la obligación normativa, está disponible a través del apartado “Notificación preceptiva de quiebras de seguridad” en la propia web www.agpd.es

    El artículo 2.2 del Reglamento especifica que, en la medida de lo posible, los proveedores deben comunicar las quiebras de seguridad a la autoridad competente dentro de las 24 horas siguientes a la detección del incidente.

    Equal es consciente del incumplimiento de muchas empresas. Por eso debemos concienciarnos de que en el futuro evitar posibles sanciones será lo más recomendable. No solamente por economía, sino por la imagen de su empresa.

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