Destrucción de documentos y la protección de datos

Destrucción de documentos y la protección de datos

Como ya hemos advertido otras veces, el incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) puede conllevar sanciones económicas. En el caso de la gestión de la documentación, la LOPD en su principio de seguridad, obliga a los responsables de los ficheros a que adopten una serie de medidas que respalden o aseguren la seguridad de los datos y se eviten accesos que no estén autorizados. El incumplimiento de lo anteriormente comentado puede suponer una infracción grave, es decir, puede suponer una sanción económica de hasta 300.000 €.

La gestión de los documentos, no solamente implica el almacenamiento de los mismos sino que además también hay que tener presente la destrucción de los documentos. La Ley nos indica que una vez que, haya concluido la finalidad de la recogida de los documentos y su tratamiento, y haya pasado un periodo de conservación de los mismos, se debe destruir la información. Además, la destrucción debe hacerse de forma que ésta información y datos no puedan volver a ser recuperados.

Para realizar la destrucción documental pueden utilizarse dos formas diferentes. Cuando el volumen de los documentos no es demasiado alto (particulares, pymes, etc…) lo más normal sueles ser la de tener una destructora de papel. Por otra parte, cuando el volumen de los documentos es muy alto se suelen contratar los servicios de empresas especializadas en la destrucción de archivos.

En este caso, muchas empresas no realizan de forma correcta la destrucción de la información e incluso muchas otras ni siquiera proceden a la destrucción de estos datos que deberían ser confidenciales. Por eso, es común que aparezcan datos e información documental en diversos lugares como la vía pública, contenedores, basuras, etc…

Desde “Equal Protección de Datos” recomendamos el llevar a cabo, no solo una adecuada destrucción de la información y de los datos que ya no nos son necesarios, sino también de un buen almacenamiento, depósito, custodia y transporte de los ficheros, documentos o datos. Hay que tener en cuenta que llevar a cabo erróneamente esta cadena puede suponer sanciones, por medio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), y desprestigio a diversos niveles. Por consiguiente, un buen servicio de destrucción de documentos, además de un ahorro de dinero, también supone un ahorro de espacio.