DERECHO A OBTENER UNA COPIA DE DATOS PERSONALES

La Sala Primera del TJUE, en su Sentencia 4 de Mayo de 2023, acaba de determinar que el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento una copia de los datos personales objeto del tratamiento, así como a una copia de extractos de documentos, o incluso de documentos enteros, o de extractos de bases de datos, que contengan, entre otros, sus datos, cuando esta entrega sea indispensable para permitirle ejercer sus derechos.

El TJUE hace extensivo el derecho a obtener del responsable del tratamiento una copia de los datos personales objeto de tratamiento, y obliga a entregarle una reproducción auténtica e inteligible de todos sus datos.

En el caso en cuestión, el problema apareció cuando un particular acudió a una “agencia de asesoramiento comercial” que facilitaba, a solicitud de sus clientes, información sobre la solvencia de terceros.En este sentido, solicitado el acceso a los datos personales se contestó a la solicitud de forma resumida, y llegado el caso a los Tribunales austriacos, se cuestionó si la obligación se cumplía cuando el responsable del tratamiento transmitía los datos personales en forma de cuadro sintético o si implicaba también la transmisión de extractos de documentos.

Pues bien, según el TJUE, el artículo 15.3 del RGPD exige que se entregue al interesado una reproducción auténtica e inteligible de todos los datos. El concepto de “copia” debe entenderse como una reproducción o transcripción auténtica de un original, y no meramente a un documento como tal, sino a los datos personales que contiene y que deben ser completos. La copia debe contener todos los datos personales objeto de tratamiento.

Asimismo, se podría afirmar que, dicha  postura se refuerza aún más desde el punto de vista del principio de transparencia, que impone que toda información dirigida al interesado sea concisa, fácilmente accesible y fácil de entender, y debe utilizarse un lenguaje claro y sencillo, y debe facilitarse por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos, a menos que sea el interesado quien solicite que ésta se facilite verbalmente, pues solo así puede el interesado ejercer efectivamente sus derechos en virtud del Reglamento, es decir, los datos se deben facilitar de forma íntegra y auténtica.

Sin embargo, el TJUE puntualiza  que este derecho a obtener copia, no debe afectar negativamente a los derechos y libertades de terceros, incluidos los secretos comerciales o la propiedad intelectual y, en particular, los derechos de propiedad intelectual que protegen programas informáticos, y en caso de conflicto y siempre que sea posible, habrá de optarse por modalidades de comunicación de datos personales que no vulneren los derechos o libertades de otros, pero sin que ello tenga como efecto una negativa a prestar toda la información al interesado.

Además , el Tribunal de Justicia ha establecido el alcance del concepto de “información” y acaba de señalar que “se referirá exclusivamente a los datos personales de los que el responsable del tratamiento deba facilitar una copia, añadiendo que no existe diferencia de trato de una solicitud en función de la forma en que se presente, así por ejemplo, cuando la solicitud se haya presentado por medios electrónicos, la información la mencionada en las letras a) a h) del apartado 1 de dicho artículo, se facilitará por medios electrónicos, salvo que el interesado indique lo contrario”