Numerosos medios de comunicación se están haciendo eco del fin de la moratoria contemplada en la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, la llamada “Ley del teletrabajo” para que las empresas se adapten y evitar sanciones desde este momento.
En efecto, la ley, que entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE (esto es, el 10 de julio), y a la que ya hicimos referencia en nuestro artículo del mes de julio (https://equalprotecciondedatos.com/ley-de-trabajo-a-distancia-y-proteccion-de-datos/) daba un plazo de tres meses para llevar a cabo dicha adaptación, que finaliza en octubre. Además, en lo que respecta al régimen sancionador entraba en vigor el día 1 de octubre, tal y como establece la Disposición final decimocuarta.
¿ES LO MISMO TELETRABAJO Y TRABAJO A DISTANCIA?
Antes de hacer referencia a lo que la norma obliga a las empresas, y en especial a las referencias a la normativa de protección de datos, conviene detenerse un momento en las definiciones de “trabajo a distancia”, “teletrabajo” y “trabajo presencial”, ya que a menudo los conceptos se confunden
El artículo 2 de la Ley establece al respecto:
a) «Trabajo a distancia»: forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.
b) «Teletrabajo»: aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.
c) «Trabajo presencial»: aquel trabajo que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa.
Es decir, el llamado “teletrabajo” no es, de acuerdo a la ley, si no una forma de trabajo a distancia en la que se emplean, de forma exclusiva o al menos mayoritaria, medios y herramientas informáticas.
Ahora bien, ¿es “trabajo a distancia” el desempeño puntual de las funciones laborales? La ley nos aclara en su artículo 1º que se entenderá por trabajo a distancia aquel que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.
Si no se llega a este porcentaje no se podrá considerar trabajo a distancia, como tampoco se aplica por el momento a empresas cuyas plantillas comenzaron a trabajar a distancia como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la pandemia, a las que les seguirá siendo de aplicación la normativa laboral ordinaria, teniendo en cuenta que si una vez levantadas las restricciones por la misma pretenden continuar en esta modalidad, sí deberán acogerse y adaptarse a la Ley del teletrabajo.
LEY DEL TELETRABAJO Y PROTECCION DE DATOS
Pues bien, dicho lo anterior a efectos de aclarar dudas que aún hoy son motivo de consulta, interesa poner de relieve que, dentro de las obligaciones que la Ley del teletrabajo impone a las empresas, la más importante, y que más quebraderos de cabeza parece estar dando, es la obligación de que la situación laboral de trabajo a distancia o teletrabajo quede plasmada en un acuerdo por escrito que puede ser anexado al contrato laboral de la persona trabajadora. Y que, además, cuestión importante, debe ser negociado individuamente con cada trabajador y posteriormente ser remitido al SEPE.
Este acuerdo por escrito, que toda empresa debe tener a disposición en un plazo de tres meses desde que nace la obligación (bien aquellas empresas que ya tenían personal en teletrabajo, siempre que este no fuera a causa de la pandemia), o bien quienes comiencen una nueva relación laboral en esas condiciones (algo cada vez más habitual),tiene un contenido mínimo que recoge el artículo 7 de la Ley.
Cuestiones como la duración, el lugar de trabajo elegido por el empleado o medios de control empresarial son fundamentales y deben aparecer en dicho acuerdo de manera preceptiva. Y que, además, cuestión importante, debe ser negociado individuamente con cada trabajador y posteriormente ser remitido al SEPE.
En lo que respecta a la NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS hay que destacar dos importantes cuestiones:
1.- Facilitar un procedimiento en materia de protección de datos a las personas que vayan a trabajar a distancia y que sea específicamente aplicable a esta modalidad de trabajo. Cuestión importante es que la ley contempla que, si existe representación legal de los trabajadores, debe contarse con su participación en la elaboración de estas instrucciones. Este procedimiento debe constar en el citado acuerdo escrito entre trabajador y empresa.
2.- Establecer y distribuir una política de desconexión digital, que ya la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecía, pero que en la ley del Teletrabajo cobra más fuerza e importancia.
A los dos puntos anteriores hay que sumarle que también es preceptivo, y debe incluirse en ese acuerdo escrito entre las partes, unas instrucciones dictadas por la empresa sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia. En este caso no se exige contar y negociar con la representación legal de los trabajadores, si existe, pero sí se les debe informar previamente a su aprobación.
¿QUÉ OCURRE CON EL CONTROL HORARIO?
Por último, la Ley del Teletrabajo habla de la necesidad y obligatoriedad de la flexibilidad horaria. Siendo cierto que se indica como obligatoria esta flexibilidad para el trabajador, también lo es que, como todo derecho, este no es absoluto, ya que la empresa puede fijar tiempos de disponibilidad.
Para ello se recomienda el uso de una aplicación que pueda ser utilizada con este fin, no siendo operativo en estas situaciones de trabajo a distancia la firma en una hoja de control, como en numerosas ocasiones se hace en trabajo presencial.
